Informativa sulla protezione dei Dati personali

EXPOSERVICE S.R.L., in persona del legale rappresentante sig. Alessandro Sanesi, con sede in Prato – Via Schio n. 40, partita iva 02080390970 si impegna costantemente ad adottare soluzioni tecniche ed organizzative volte a garantire elevati standard di liceità, sicurezza e protezione nel trattamento dei Dati personali.
A tal fine vengono implementati i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei Dati dell’Unione Europea (di seguito nel testo “GDPR” acronimo di General Data Protection Regulation) e di altre disposizioni di legge, comprese, in particolare, quelle del Codice in materia di protezione dei Dati personali (di seguito “Codice della privacy” o “Codice”).

1. Chi è il titolare del trattamento dei Dati?

Exposervice S.r.l. con sede in Prato – Via Schio n. 40, partita iva 02080390970, è titolare del trattamento dei Suoi Dati personali secondo l’accezione del GDPR e del Codice.

2. Quali Dati trattiamo?

Per Dati personali si intende qualsiasi tipo di informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (di seguito “Dati”). Nell’ambito della predisposizione, della conclusione e dell’esecuzione del contratto tra cliente finale ed Exposervice S.r.l., trattiamo i Suoi Dati personali nei limiti di quanto consentito dalla legge, tenendo conto soprattutto del principio della minimizzazione dei Dati.
Ciò riguarda in particolare le seguenti informazioni:
Dati da Lei forniti: nel richiedere e ricevere un preventivo, nel presentare domanda per un contratto di (di seguito “Contratto”), ovvero durante l’esecuzione di detto Contratto, ci dovrà fornire alcune informazioni. A seconda del tipo di Contratto per cui fa domanda, ci potrebbe fornire le seguenti informazioni (l’elenco che segue non intende essere esaustivo, ma è riportato esclusivamente a titolo esemplificativo): il Suo nome e cognome, i Suoi recapiti (compresi indirizzo, numero di telefono e casella di posta elettronica), professione, qualifica, data e luogo di nascita, nazionalità, Dati del conto, codice fiscale. Il conferimento di tali informazioni costituisce un requisito necessario per la conclusione del Contratto con Exposervice S.r.l.; la mancata comunicazione di tali Dati può comportare l’impossibilità di concludere il Contratto e l’impossibilità, da parte della Exposervice S.r.l., di fornire i relativi servizi e prodotti.
Dati raccolti da terze parti: nell’ambito della fase iniziale del Contratto, potrebbero essere utilizzati anche Dati personali che ci verranno forniti da terze parti. Questi Dati comprendono, ad esempio, una serie di Dati provenienti da banche Dati di valutazione del merito creditizio, pubbliche e private (come, rispettivamente, la Centrale dei Rischi presso la Banca d’Italia, e i SIC – sistemi di informazioni creditizie) e altre terze parti e banche Dati (come la Centrale d’Allarme Interbancaria, il Registro Informatico dei Protesti, il sistema pubblico SCIPAFI di prevenzione delle frodi da furto d’identità).
Categorie particolari di Dati personali: per categorie particolari di Dati personali si intendono informazioni che rivelino la Sua origine etnica o razziale, le Sue opinioni politiche, le Sue convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, così come Dati genetici, Dati biometrici finalizzati a identificare in modo univoco una persona fisica, Dati sulla salute o sulla vita sessuale e sull’orientamento sessuale della persona. Di norma, evitiamo di raccogliere e trattare categorie particolari di Dati personali, qualora, in casi specifici dovessimo raccogliere ovvero altrimenti trattare categorie particolari di Dati personali (per esempio dichiarazioni sullo stato di salute), al fine di conseguire le finalità indicate di seguito, tratteremo sempre questi Dati conformemente alle disposizioni di legge e ai requisiti indicati nella presente informativa sulla protezione dei Dati.

3. Su quali basi giuridiche tratteremo i Suoi Dati?

Tratteremo i suoi Dati esclusivamente laddove consentito dalle disposizioni di legge applicabili. Nello specifico, tratteremo i Suoi Dati sulla base degli artt. 6 e 9 GDPR e sulla base del consenso ai sensi dell’art. 7 GDPR, nonché in conformità alle corrispondenti norme del Codice:
Consenso (art. 6(1) paragrafo 1(a), art. 7 GDPR, e, se applicabile, art. 9(2) (a): tratteremo determinati Dati esclusivamente in presenza del Suo preliminare, libero ed espresso consenso. Lei ha la facoltà di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento con effetto per il futuro.
Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6(1) paragrafo 1(b) GDPR): al fine di stipulare il Suo Contratto con Exposervice S.r.l. e di dare esecuzione allo stesso, abbiamo bisogno di avere accesso a determinati Dati.
Conformità con un obbligo legale (art. 6(1) paragrafo 1(c) GDPR): Exposervice S.r.l. è soggetta a una serie di prescrizioni normative. Al fine di garantire la conformità con tali prescrizioni, dobbiamo trattare determinati Dati.
Salvaguardia di interessi legittimi (art. 6(1) paragrafo 1(f) GDPR): Exposervice S.r.l. tratterà determinati Dati al fine di tutelare i propri interessi, laddove nella fattispecie concreta non prevalgano i Suoi interessi.

4. Per quali finalità tratteremo i Suoi Dati?

Tratteremo i Suoi Dati esclusivamente per le finalità consentite dalla normativa sulla protezione dei Dati. Questo riguarda le seguenti finalità:
a) finalità da Lei preventivamente approvate;
b) trattamento di Dati al fine di dare esecuzione al nostro Contratto;
c) esecuzione di misure precontrattuali dietro Sua richiesta;
d) adempimento degli obblighi legali a cui siamo soggetti (ivi compresi obblighi e disposizioni di legge stabiliti dalle autorità competenti);
e) salvaguardia dei nostri interessi legittimi o degli interessi legittimi di terze parti, fatto salvo il caso in cui i Suoi interessi prevalgano sugli stessi;
f) esercizio dei nostri diritti e adempimento dei nostri obblighi nell’ambito delle leggi sulla sicurezza sociale e sulla protezione sociale;
g) accertamento, esercizio ovvero difesa di un diritto o pretesa legale;
h) per ragioni di interesse pubblico rilevante;
i) marketing e pubblicità, in particolare attività di marketing diretto.
Tra le altre cose, tratteremo i Suoi Dati per le finalità specifiche di seguito riportate. La preghiamo di notare che questo non è un elenco completo ed esaustivo delle singole finalità, ma esclusivamente una serie di esempi tesi a illustrare le finalità di cui sopra.
4.1 Finalità di trattamento relative al Contratto
Dobbiamo trattare i Suoi Dati soprattutto per dare esecuzione al Contratto con Lei stipulato.
Nell’ambito del Contratto, tratteremo i Suoi Dati in particolare per svolgere i seguenti compiti/attività:
a) Formulazione di preventivi: al fine di formularLe uno o più preventivi da Lei valutabili in base alla Sue esigenze abbiamo la necessità di trattare alcuni Suoi Dati personali.
b) Decisione in merito alla conclusione del Contratto: al fine di decidere se stipulare un Contratto con Lei, ed eventualmente a quali condizioni, dobbiamo esaminare e trattare i Dati che La riguardano, così come eventuali informazioni relative a precedenti rapporti con aziende collegate ad Exposervice S.r.l., che saranno confrontate con informazioni presenti negli archivi delle stesse. Per stabilire se concederLe o meno particolari condizioni di pagamento dilazionate, dobbiamo esaminare la Sua affidabilità creditizia.
c) ContattarLa in relazione al Contratto: nell’ambito della fase iniziale della relazione precontrattuale e contrattuale e per tutta la durata del Contratto, potrebbe sussistere l’opportunità o la necessità di contattarLa per ragioni connesse al Suo Contratto. A tal fine, abbiamo bisogno delle Sue informazioni personali.
d) Gestione del Contratto: le attività di gestione del contratto comprendono la gestione, modifica, esecuzione e aggiornamento dei nostri accordi in generale; le finalità sono collegate, ad esempio, ad attività relative a pagamenti e riscossione.
e) Recupero crediti: abbiamo la facoltà di svolgere attività finalizzate al recupero crediti, ai sensi dei Contratti con Lei stipulati. Per lo svolgimento di queste attività tratteremo i Suoi Dati, in particolare in presenza di debiti da saldare.
f) Gestione della risoluzione del Contratto: tratteremo i Suoi Dati anche qualora il Contratto con Lei venga risolto, con o senza preavviso. Durante questo processo, potremo anche contattarLa per discutere i termini della risoluzione del contratto.
4.2 Finalità di trattamento soggette a consenso
In alcuni casi, trattiamo i Suoi Dati esclusivamente qualora Lei abbia dato il proprio consenso in tal senso.
a) Ricerche di mercato, eventualmente basate su attività di profilazione: conduciamo ricerche di mercato per quanto riguarda gli interessi dei nostri clienti, al fine di offrire loro offerte interessanti e mirate. Questo comprende, ad esempio, studi sulla soddisfazione dei clienti rispetto ai nostri servizi. Nell’ambito delle attività relative alle ricerche di mercato, trattiamo esclusivamente – ogniqualvolta possibile – Dati anonimizzati e aggregati. Per tali attività, tuttavia, potremmo trattare anche i Suoi Dati personali.
b) Pubblicità e marketing: qualora Lei abbia precedentemente prestato il proprio consenso in tal senso, tratteremo i Suoi Dati per informarLa di qualsiasi offerta che potrebbe interessarLa e La contatteremo usando i canali di comunicazione da Lei autorizzati. Le attività promozionali e di marketing in questione possono essere svolte tramite modalità tradizionali di contatto (come chiamate tramite operatore, lettere, invio di materiale promozionale via posta cartacea) o tramite modalità automatizzate (come sistemi automatizzati di chiamata o comunicazione di chiamata senza intervento di un operatore, posta elettronica, telefax, messaggi del tipo MMS o SMS). È possibile opporsi in ogni in ogni momento al trattamento per tali finalità.
c) Creazione di Profili del Cliente per finalità di marketing: trattiamo Dati personali per creare profili dei Clienti tramite l’utilizzo di metodi statistici. Sulla base del profilo Cliente così ottenuto, potrà ricevere comunicazioni per Lei d’interesse, come, a titolo esemplificativo, inviti personalizzati a eventi o omaggi correlati ad occasioni particolari.
4.3 Finalità di trattamento per rispettare gli obblighi legali
Siamo soggetti a vari obblighi di legge. Laddove necessario, tratteremo i Suoi Dati personali per garantire la conformità con tali obblighi.
a) Finalità di sicurezza dei Dati: la sicurezza dei Dati rappresenta un obbligo di legge rilevante. Qualora necessario, tratteremo anche i Suoi Dati nell’ambito delle misure indispensabili per valutare e assicurare la sicurezza dei Dati, per esempio simulando un cyber-attacco.
b) Finalità amministrative, contabili e fiscali: Exposervice S.r.l. tratterà i Suoi Dati anche per gestire il Suo contratto per finalità amministrative, contabili e fiscali.
c) Finalità della complianceinterna: per conformità si intende il rispetto di qualsiasi norma o disposizione di legge che intendiamo e dobbiamo rispettare.
d) Finalità di difesa legale: potremmo inoltre trattare i Suoi Dati in caso di contenzioso legale, qualora ciò sia richiesto.
4.4 Finalità di trattamento basate su interessi legittimi
Trattiamo i Suoi Dati al fine di salvaguardare gli interessi legittimi di Exposervice S.r.l., fatto salvo il caso in cui i Suoi interessi prevalgano su questi ultimi.

5. Per quanto conserveremo i Suoi Dati?

In conformità all’art. 5, co. 1, lett. e) del GDPR, conserveremo i Suoi Dati solo per il tempo necessario al trattamento degli stessi per le finalità per le quali sono trattati. Se tratteremo i Dati per più finalità, essi saranno cancellati automaticamente o salvati in un formato che non consenta di pervenire ad alcuna conclusione diretta in relazione alla Sua identità, non appena l’ultima finalità specifica sarà stata adempiuta.
Nel momento in cui non avremo più bisogno dei dati personali dell’utente, li elimineremo o li distruggeremo in modo sicuro. Valuteremo inoltre se e come possiamo ridurre nel tempo i dati personali che utilizziamo e se possiamo rendere anonimi i dati personali dell’utente in modo che non possano più essere associati all’utente o identificarlo, nel qual caso possiamo utilizzare tali informazioni senza preavviso.
In generale, conformemente a quanto previsto in merito agli obblighi di conservazione dei documenti ai fini contabili e le norme generali relative al termine ordinario di prescrizione delle azioni contrattuali, cancelleremo i Dati relativi al rapporto contrattuale decorso il termine decennale previsto dalla legge.

6. Come sono protetti i Suoi Dati?

Tratteremo i Suoi Dati personali sulla base degli obblighi di sicurezza relativi al trattamento dei Dati ai sensi dell’art. 32 GDPR. Al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei Dati finalizzato ad arginare il rischio di utilizzo degli stessi in modo improprio od illecito, sono state implementate misure tecniche ed organizzative che rispettano gli standard IT riconosciuti a livello internazionale, tali misure sono costantemente sottoposte a verifica.

7. Con chi condivideremo i Suoi Dati?

Condivideremo i Suoi Dati con terzi esterni a Exposervice S.r.l. per le finalità indicate nella presente informativa sulla protezione dei Dati. Durante la comunicazione e il trasferimento dei Suoi Dati adotteremo sempre misure adeguate per garantire che i Suoi Dati siano trattati, protetti e trasferiti conformemente alle disposizioni di legge applicabili. L’elenco aggiornato dei soggetti terzi individuati come “titolari autonomi” e “responsabili” è disponibile presso la sede della Exposervice S.r.l. sopra indicata. Una copia di tale elenco potrà essere fornito previa richiesta scritta a Exposervice S.r.l.. Tali terzi sono, in particolare, fornitori esterni di servizi ivi inclusi servizi IT, consulenti esterni o collaboratori, nell’ambito dei seguenti contesti:
a) imbustamento, smistamento e trasmissione delle comunicazioni alla clientela, nonché archiviazione e conservazione sostitutiva di Dati;
b) fornitura e gestione di procedure amministrative e di sistemi informatici, di reti di comunicazione e di sistemi di protezione e sicurezza;
c) attività di assistenza alla clientela ed alle controparti contrattuali;
d) servizi di recupero crediti ed attività collaterali, quali contatti e solleciti telefonici;
e) attività di perizia, di revisione contabile e di certificazione di bilancio;
f) attività di informazioni commerciali svolte da società esterne con le autorizzazioni di legge nel rispetto delle normative vigenti, organizzazione di eventi o di campagne pubblicitarie, rilevazione del grado di qualità dei prodotti e servizi, indagini di mercato;
g) attività di consulenza professionale e assistenza.
Exposervice S.r.l. designerà tali terzi quali Responsabili del Trattamento, nel caso in cui sussistano le relative condizioni, e in ogni caso vincolerà tali terzi a mantenere la riservatezza in relazione ai Suoi Dati.
7.1 Trasferimento di Dati a paesi al di fuori dell’Unione europea Non trasferiamo Dati al di fuori dell’Unione Europea.
Laddove ciò dovesse essere necessario, il trattamento avverrà nel rispetto degli standard di protezione europea.

8. I Suoi diritti di interessato e il Suo diritto di presentare reclamo presso l’autorità di controllo

Come interessato, potrà esercitare certi diritti nei nostri confronti ai sensi del GDPR e altre disposizioni applicabili in materia di protezione dei Dati, con specifico riferimento al Codice. Il seguente punto contiene spiegazioni relative ai Suoi diritti come interessato ai sensi del GDPR e del Codice.
8.1 Diritti degli interessati
Come interessato, ha in particolare i seguenti diritti ai sensi del GDPR nei confronti di Exposervice
S.r.l.:
Diritto di accesso (art. 15 GDPR): potrà richiedere in qualsiasi momento che Le siano fornite informazioni sui Suoi Dati da noi conservati. Tali informazioni si riferiscono, fra le altre cose, alle categorie di Dati da noi trattati, le finalità del trattamento, la provenienza dei Dati nel caso in cui non li avessimo ottenuti direttamente da Lei, nonché i destinatari a cui potremmo aver trasferito i Suoi Dati, ove applicabile. Potrà ricevere una copia gratuita dei Suoi Dati che costituiscono oggetto del contratto. Se desidera ottenere ulteriori copie, ci riserviamo il diritto di richiedere un corrispettivo.
Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): potrà richiedere una rettifica dei Suoi Dati. Adotteremo misure adeguate e finalizzate a far sì che i Suoi Dati da noi conservati e trattati in modo continuativo, siano mantenuti corretti, completi, aggiornati e pertinenti, sulla base delle informazioni più recenti forniteci.
Diritto di cancellazione (art. 17 GDPR): potrà richiedere la cancellazione dei Suoi Dati, purché sussistano le relative condizioni previste dalla legge. Per esempio, ciò potrebbe verificarsi in base all’art. 17 del GDPR:
− se i Dati non sono più necessari in relazione alle finalità per cui erano stati raccolti o
altrimenti trattati;
− se revoca il consenso su cui si basa il trattamento dei Dati, e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
− se si oppone al trattamento dei Suoi Dati e non vi sono motivi legittimi prevalenti per procedere al trattamento, ovvero se si oppone al trattamento dei Dati per finalità di marketing diretto;
− se i Dati sono stati trattati in modo illecito; fatto salvo che il trattamento sia necessario:
− per l’adempimento di un obbligo di legge che richieda il trattamento dei Suoi Dati; in particolare per quanto riguarda i periodi di conservazione dei documenti previsti dalla legge;
− per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto o pretesa legale.
Diritto di limitazione di trattamento (art. 18 GDPR): potrà ottenere una limitazione del trattamento dei Suoi Dati
− se contesta l’esattezza dei Dati, per il periodo che ci permette di verificare l’esattezza di tali Dati;
− se il trattamento è illecito e Lei si oppone alla cancellazione dei Suoi Dati e richiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
− se non necessitiamo più dei Suoi Dati, ma questi sono per Lei necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
− se si è opposto al trattamento in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei nostri motivi legittimi, in qualità di titolare del trattamento, rispetto ai Suoi.
Diritto alla portabilità dei Dati (art. 20 GDPR): Lei ha diritto a ricevere una copia dei Suoi Dati da Lei precedentemente forniti direttamente a Exposervice S.r.l.. Su Sua esplicita richiesta, trasferiremo i Suoi Dati – nella misura in cui ciò sia tecnicamente fattibile – a un altro titolare del trattamento.
Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): potrà opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi Dati, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del GDPR, oppure qualora i Dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto. In tal caso, non tratteremo più i Suoi Dati. Quest’ultima condizione non si applica se possiamo dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti che giustifichino il trattamento e che prevalgano sui Suoi interessi, ovvero se necessitiamo dei Suoi Dati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
Diritto di richiedere una copia delle misure di protezione (art. 13 GDPR) predisposte per quanto riguarda il trasferimento dei Dati verso paesi terzi, se applicabile.
Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento (art. 13 GDPR) – qualora il trattamento sia basato sul consenso – senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, inviando la relativa richiesta ai contatti sotto riportati oppure tramite le modalità tecniche eventualmente rese disponibili da Exposervice S.r.l. per il relativo trattamento.
8.2 Termini di adempimento in relazione ai diritti degli interessati
Cerchiamo sempre di gestire le richieste entro un periodo di 30 giorni. Tuttavia, tale periodo potrà essere prorogato per motivi relativi al diritto specifico dell’interessato o alla complessità della Sua richiesta.
8.3 Limitazione relativa alla comunicazione di informazioni in fase di adempimento degli obblighi attinenti ai diritti degli interessati
In certe situazioni, potremmo non essere in grado di fornirLe le informazioni su tutti i Suoi Dati a causa di disposizioni di legge. Qualora fossimo costretti in tal caso a declinare la Sua richiesta di informazioni, chiariremo al contempo le ragioni del nostro diniego.
8.4 Reclamo presso l’autorità di controllo
Laddove non ritenesse esaustivo il riscontro fornitoLe da Exposervice S.r.l. ad eventuali Sue richieste e/o segnalazioni Lei ha diritto a presentare un reclamo presso un’autorità competente in materia di protezione dei Dati, ai sensi dell’art. 77 del GDPR.
Qui di seguito trova i recapiti dell’Autorità locale competente in materia di protezione dei Dati: Garante per la protezione dei Dati personali. Recapiti disponibili su:
http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/footer/contatti

9. Riferimenti normativi

Il testo completo del GDPR può essere consultato accedendo al seguente sito web: http://eurlex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
L’ulteriore normativa nazionale rilevante in ambito protezione dei Dati può essere consultata sul sito web del Garante accessibile al seguente link www.garanteprivacy.it

10. Modifiche alle presenti informazioni sulla protezione dei Dati

Se vi dovessero essere modifiche sostanziali con riferimento al modo in cui i Suoi Dati sono trattati, La informeremo tempestivamente di tali modifiche.

11. Contatti

Eventuali richieste di informazione e per l’esercizio dei Suoi diritti potrà contattare la Exposervice S.r.l.
ai seguenti recapiti:
per posta scrivendo a: Exposervice S.r.l., via Schio, 40 – 59100 Prato
@mail to: info@exposervicesrl.it
PEC: amm.exposervice@c-posta.it
FAX 0574.574333

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